Kokoustekniikan perusteet kunnan päätöksenteossa

Tervetuloa kokoustekniikan perusteisiin

On tärkeää olla perillä kokousten etenemisestä ja vaikuttamistavoista kokouksen aikana. Päätökset ja vaikuttaminen pitää tehdä muodollisesti oikein, ettei syntynyttä päätöstä kumota valittamalla virheellisesti tehdystä päätöksenteosta.

Katso videolta Annikan aloitussanat:
Videon kesto: 0:42

Kuntalaki ja hallintosääntö

Seuraavalla videolla käymme läpi kuntalain sekä hallintosäännön:
Videon kesto: 3:32

TEHTÄVÄ:
Etsi ja lue oman kuntasi hallintosääntö.

Kokouksen valmistelu

Katso videolta kuinka kokous valmistellaan ja koollekutsutaan:
Videon kesto: 4:03

Valtuuston kokouksen asiat on käsitellyt hallitus

• Jos päätettävä asian on ollut käsittelyssä lautakunnassa ja hallituksessa, niin valtuuston esityslistan pykälän kohdalla tulee näkyä kaikki aikaisemmat käsittelyt.
• Valtuustolle asiat valmistelee hallitus eli hallituksen tekemä päätös asiasta toimii valtuuston pohjaesityksenä.
• Vain tarkastuslautakunnalla on oikeus tuoda pykälä suoraan valtuustoon ja silloin tarkastuslautakunta on valmistelija.

Laillisuus ja päätösvalta

Katso videolta mitä tarkoittaa kokouksen laillisuus ja päätösvalta:
Videon kesto: 1:44

TEHTÄVÄ:

Selvitä kenelle pitää ilmoittaa, jos et pääse kokoukseen (valtuuston kokouksessa toimielimen sihteerille / lautakunnat yms. suoraan varajäsenelle)

Muutosesitys

Puheenjohtaja avaa asian käsittelyn ja keskustelun. Keskustelun aikana on tehtävä mahdolliset muutosesitykset ja jonkun on kannatettava muutosesitystä jos halutaan, että asiasta äänestetään.

Jos muutosesitystä ei kannateta, niin puheenjohtaja toteaa sen rauenneen ja pohjaesitys tulee hyväksytyksi. Pohjaesitystä ei tarvitse kannattaa, vaan se tulee yksimieliseksi päätökseksi, ellei kokouksessa ole tehty kannatettua muutosesitystä ja se on voittanut äänestyksen.

Pohjaesitys on esityslistalla oleva päätösesitys.

Puheenvuoro pyydetään etukäteen sovitulla tavalla. Se voi olla kättä nostamalla tai järjestelmän kautta, mikäli sellainen on käytössä.

Videolla käymme läpi kuinka vaikuttaa päätösesitykseen ja tehdä muutosesitys:
Videon kesto: 4:11

Esimerkki:

Toimielimen jäsen on tehnyt muutosesityksen esityslistalla olevaan pykälään.

Asiasta ei äänestetä, koska kukaan ei ole kannattanut muutosesitystä. Puheenjohtaja toteaa tällöin, että keskustelun aikana on tehty muutosesitys, jota ei ole kannatettu, joten se raukeaa. Tehty muutosesitys pitää kuitenkin kirjata pöytäkirjaan.

Äänestyksen ja vaalin ero

Katso videolta miten äänestys ja vaali toimivat:
Videon kesto: 1:51

Esimerkki:

Toimielimen esityslistalla on esitys henkilön valinnasta virkaan. Toimielimen jäsen esittää toista henkilöä valittavaksi mikä pykälän päätösesityksessä on.

Henkilövalinnoissa esitystä ei tarvitse kannattaa, joten tässä tapauksessa on järjestettävä vaali. Tässä vaalissa ovat sitten kaikki pätevyysvaatimukset täyttävät hakijat mukana. Eli vaalissa voi äänestää muitakin hakijoita kuin näitä kahta. Jos äänet menevät tasan vaalissa, niin silloin valita tehdään arvalla.

Eriävä mielipide

Jos jonkun pykälän päätös on sinusta kunnan tai hyvinvointialueen talouden tai toiminnan kannalta kestämätön, niin voit jättää päätöksestä eriävän mielipiteen. Eriävä mielipide jätetään heti pykälän käsittelyn jälkeen.

Sen voi tehdä vain siinä tapauksessa, että on joko kannattanut muutosesitystä tai olet tehnyt itse muutosesityksen. Sitä ei pidä jättää vain siksi, että oma esitys ei ole tullut päätökseksi.

Eriävä mielipide vapautta ns. taloudellisesta vastuusta, minkä päätös voi aiheuttaa.

Katso esimerkkitilanne eriävästä mielipiteestä:
Videon kesto: 0:39

Esteellisyys

Katso esimerkkivideo esteellisyydestä:
Videon kesto: 0:33

Erilaisia esteellisyyksiä:

• Osallisuusjäävi – Henkilö tai läheinen on asianosainen

• Edustusjäävi – Henkilö tai läheinen avustaa tai edustaa sitä, jolle asiasta hyötyä tai haittaa

• Intressijäävi – asian ratkaisusta odotettavissa erityistä hyötyä tai haittaa itselleen tai läheiselleen

• Palvelussuhde- ja toimeksiantosuhdejäävi – Henkilö on palvelussuhteessa tai käsiteltävään asiaan liittyvässä toimeksiantosuhteessa asiaan jossa odotettavissa hyötyä tai haittaa (luottamushenkilöillä vain jos toiminut asian esittelijänä jossakin aiemmin)

• Yhteisöjäävi – Henkilö tai läheinen hallituksen tai siihen rinnastettavan elimen jäsenenä, toimitusjohtajana

• Yleislausekejäävi – Puolueettomuus vaarantuu jostakin syystä

TEHTÄVÄ:

Selvitä mahdollinen esteellisyytesi toimielimen sihteeriltä tai kunnan/hyvinvointialueen lakimieheltä.

Otto-oikeus

Otto-oikeus tarkoittaa sitä, että aiemmin tehty päätös otetaan uudelleen käsittelyyn ja mahdollisesti päätöstä muutetaan. Syy käyttää otto-oikeutta pitää olla muu kuin, että päätös ei miellytä. Otto-oikeutta ei voi käyttää henkilövalintoihin.

Videolla käymme läpi erilaiset otto-oikeudet ja sen milloin sitä voi käyttää:
Videon kesto: 1:23

Jos otto-oikeutta käytetään, niin aiemmin tehty päätös menettää oikeudellisen merkityksensä.

Otto-oikeudella voidaan:
• Pysäyttää, kumota tai muuttaa päätös
• Palauttaa päätös uudelleen perustellusti valmisteluun
• Kunnan/aluehallituksella on laajin otto-oikeus
• Lautakuntien, oman jaostonsa, alaisensa johtokunnan ja viranhaltijan päätöksiin
• Valtuusto ei voi käyttää otto-oikeutta

Julkisuus

Asiakirjat ovat julkisia, niiltä osin kuin ne ovat julkaistu kunnan tai hyvinvointialueen nettisivuilla tai muussa hallintosäännössä määrätyssä paikassa.

Valtuuston kokoukset ovat julkisia ja niitä voi seurata lehtereiltä tai verkkolähetyksen kautta.

Muiden toimielimien kokoukset ovat suljettuja ja niihin voivat osallistua vain kokoukseen kutsutut henkilöt ja viranhaltijat. Näiden kokousten keskustelut ovat luottamuksellisia, mutta pöytäkirjat ovat julkisia.

Katso videolta, mitä julkisuus tarkoittaa:
Videon kesto: 1:26

TEHTÄVÄ:

Katso mitä kuntasi tai hyvinvointialueesi hallintosäännössä sanotaan asiakirjojen julkisesti nähtävillä olemisesta.

Kokouksen pöytäkirja

Kokouksen pöytäkirjanpidosta vastaa puheenjohtaja. Sihteeri kirjaa, mutta puheenjohtajan vastuulla on tarkistaa vastaako kirjaukset kokouksen kulkua.

Puheenjohtaja allekirjoittaa ensin pöytäkirjan ja vasta sen jälkeen pöytäkirjantarkistajat.

Mikäli pöytäkirja tarkistetaan kokouksessa, niin sihteerin kirjaukset tulee hyväksyttää ja näyttää kokouksessa.

Katso videolta, kuinka kokouksen pöytäkirja syntyy:
Videon kesto: 1:09

Luottamushenkilön tiedonsaantioikeus

Luottamushenkilöllä on oikeus saada nähtäväksi valmisteilla olevien asioiden asiakirjat, joita toimessaan luottamushenkilönä pitää tarpeellisena. Valtuutetun ja kunnan/hyvinvointialueen hallituksen jäsenen oikeudet koskevat kunnan kaikkea toimintaa.

Lautakunnan jäsenen oikeus rajoittuu lautakunnassa käsiteltävänä oleviin asioihin.

Salassapitosäännökset rajaavat tietojen saantioikeutta. Viranhaltija voi kieltää tiedonsaannin, jos arvelee sen vaikeuttavan valmistelua. Päätös pitää kuitenkin perustella. Kaikkia asiakirjoja ei kuitenkaan toimiteta esim. sähköpostitse vaan niihin on tutustuttava paikan päällä.

Katso videolta, miten tiedonsaantioikeus toimii:
Videon kesto: 1:06

Aloiteoikeus

Luottamushenkilöillä on oikeus tehdä aloitteita kunnan/hyvinvointialueen toimintaan liittyvistä asioista. Valtuuston työjärjestyksessä eli hallintosäännössä on määräykset aloiteoikeudesta ja sen käsittelytavasta.

Videossa käymme läpi kuinka aloitteet tulevat käsittelyyn:
Videon kesto: 0:51